Konsultant czy doradca – kto lepiej pomoże w finansach Twojej firmy?

Doradcy i konsultanci są coraz bardziej popularni i chętnie zatrudniani przez przedsiębiorstwa. Jednak terminy „konsultant” i „doradca” są często błędnie rozumiane i mylone ze sobą. Przez co często wrzucane do jednego worka. Jednak niesłusznie.

Mimo że istnieją duże podobieństwa między nimi, to jednak istnieją również wyraźne różnice. Nieprawidłowa interpretacja tych pojęć prowadzi do błędnych decyzji o zatrudnieniu. Doradcy i konsultanci kierowani są do niewłaściwych osób w firmie, co prowadzi do rozczarowania wynikami prac.

Odbiorcą ich usług mogą być zarówno pracownicy przedsiębiorstwa, jego zarząd albo właściciel. Należy dać prawidłową odpowiedź na pytania: zatrudniamy konsultanta czy doradcę oraz dla pracowników, zarządu czy dla właściciela? Prawidłowy wybór oraz dla właściwych osób przynosi zadowolenie ze współpracy.

Niniejszy tekst jest wynikiem mojego, specyficznego spojrzenia na ten temat. Koncentruję  się na finansach i zarządzaniu nimi w małych firmach oraz na obszarach blisko związanych. Sądzę, że to, co piszę, może mieć uniwersalne zastosowanie do doradztwa i konsultingu w innych specjalnościach. Warto jednak mieć na uwadze mój punkt widzenia na sprawę.

Co jest doradztwem?

Doradztwo polega na dostarczaniu klientowi – przedsiębiorstwu informacji i wiedzy  w celu ulepszania jego systemów i procesów. Czasami klienci myślą o doradcach jako o mentorach, ponieważ zazwyczaj mają oni duże doświadczenie w swoich branżach.

Doradcy zazwyczaj starają się dać swoim klientom wskazówki, które pomogą im osiągnąć ich cele. Mogą specjalizować się w wielu różnych branżach. Typowe zawody doradcze obejmują doradztwo finansowe, doradztwo biznesowe, doradztwo IT i inne.

Do najbardziej typowych obowiązków doradców można zaliczyć ocenę działalności firmy i badania rynku, monitorowanie rachunków. Również przygotowywanie raportów i identyfikowanie możliwości. Doradcy mogą również pracować nad projektowaniem nowych strategii i pomagać firmom w ich wdrażaniu.

Doradcy odnoszący największe sukcesy mają silne umiejętności interpersonalne. Mają szerokie powiązania w swojej branży i potrafią budować zaufanie wśród osób, którym doradzają. Odgrywają ważną rolę w organizacji i rozwoju firmy przez wpływ głównie na jej kadrę kierowniczą.

Co jest konsultingiem?

Konsulting polega na zapewnianiu firmie porad i wiedzy specjalistycznej na dany temat. Konsultant pracuje nad rozwiązaniem konkretnego problemu. Zatrudnianie konsultantów może być korzystne dla firm, jeśli mogą wnieść umiejętności lub wiedzę, których firma nie posiada wewnętrznie.

Konsultanci mogą być przydatni dla firm stojących przed specyficznymi wyzwaniami. Takimi jak zaangażowanie w media społecznościowe czy zarządzanie zasobami. W przypadku zarządzania finansami może to być wybór i wprowadzenie do współpracy nowego biura rachunkowego. Albo pozyskanie wybranego przez firmę rodzaju finansowania.  

Konsultanci zwykle mają umiejętności rozwiązywania problemów, kreatywnego podejścia, komunikacji i innych specyficznych umiejętności. Dzięki temu mogą być skuteczni we wdrażaniu konkretnych projektów.

Konsultanci są znacznie bardziej zorientowani zadaniowo. W większości sytuacji działają proaktywnie. Mają rozwiązać indywidualne problemy mające wpływ na firmę. Wykorzystują swoje bardzo specjalistyczne umiejętności do wykonywania z góry określonych zadań i bardzo szczegółowych problemów. Stosują w ten sposób bardziej taktyczne i praktyczne podejście do codziennych działań.

Najważniejsze różnice między doradcami i konsultantami

Doradcy i konsultanci mogą udzielać specjalistycznego wsparcia w podobnych zakresach i korzystać z podobnych umiejętności. Takich jak komunikacja, rozwiązywanie problemów i zarządzanie. W rezultacie często używa się terminów „doradztwo” i „konsultacje” zamiennie.

Jednak różnice między tymi rodzajami usług występują na kilku płaszczyznach. Na części z nich są widoczne bardziej, na innych mogą być bardziej subtelne. Jednak w każdym przypadku należy wziąć je pod uwagę, decydując o zatrudnieniu jednego albo drugiego rodzaju specjalisty.

Chociaż mogą rozwiązywać podobne problemy, podchodzą do nich z różnym, choć profesjonalnym nastawieniem. Tutaj przedstawię główne różnice na różnych płaszczyznach ich występowania.

Czas pracy z przedsiębiorstwem

Czas, przez który profesjonalista współpracuje z klientem, jest jedną z kluczowych różnic między doradztwem a konsultingiem.

Doradcy zazwyczaj pracują ze swoimi klientami przez długi okres. Ich relacja zwykle nie jest doraźna, ale oparta na założeniu długoterminowej współpracy. Przewiduje dalekosiężny wpływ na działanie przedsiębiorstwa. Powinna być więc przewidziana ich łatwa, regularna i długoterminowa dostępność dla przedsiębiorstwa. Również ich wiedza o jego działalności, sytuacji finansowej i potrzebach powinna być regularnie aktualizowana.

Koncentrują się na długoterminowych celach i strategii firmy oraz na kwestiach o dużym znaczeniu dla jej funkcjonowania i rozwoju. Doradzają też, jak sobie radzić w przypadku pojawiania się  bieżących wyzwań biznesowych. Są wtedy „pod ręką”, gotowi do wsparcia.

Konsultanci zazwyczaj współpracują ze swoimi klientami w krótkim okresie. Zajmują się krótkoterminowymi projektami lub konkretnymi kwestiami.  Najczęściej są to wąskie, dobrze zdefiniowane problemy, oparte o przygotowany projekt. Opuszczają firmę po rozwiązaniu problemu lub wdrożeniu rozwiązania. Ich praca ma charakter doraźny.

Rodzaje i typy projektów

Doradcy i konsultanci specjalizują się odmiennych rodzajach projektów. Doradcy są zazwyczaj długoterminowo dostępni dla przedsiębiorców. Dzięki temu mogą rozwiązywać problemy i wyzwania nieplanowane, pojawiające się na bieżąco i niespodziewanie. Jednocześnie mają wpływ na długoterminową strategię. Z tego punktu widzenia muszą być rozwiązane tu i teraz, aby się nie kumulowały.

Doświadczony doradca najlepiej podpowie, jak zareagować na sytuację. Pomoże zdecydować, czy problem rozwiązać posiadanymi zdolnościami, czy zatrudnić odpowiedniego konsultanta. Powinien też przewidywać problemy, zanim się pojawią. Poprzez takki sposób działania najczęściej wpływają na długoterminowy sukces firmy.

Konsultanci zazwyczaj pracują nad konkretnymi projektami lub problemami i oferują swoją specjalistyczną wiedzę w celu opracowania rozwiązań. Dlatego też, jeśli Twoja firma boryka się z konkretnym problemem, wystarczającym wyborem może być zatrudnienie konsultanta, który tu i teraz podejmie się rozwiązania problemu.

Środowisko pracy

Doradcy zazwyczaj współpracują z pracownikami firmy, głównie na kierowniczych stanowiskach. W przypadku małych firm będą to ich właściciele. To ci ostatni zajmują się realizacją i odpowiadają za skuteczną realizację zaleceń. Doradcy zwykle utrzymują stałą relację ze swoimi klientami.

Konsultanci zazwyczaj pracują samodzielnie, choć mogą też pracować jako pracownicy firm konsultingowych. Spotykają się z firmami klientów często, w krótkich odstępach czasu,  do momentu znalezienia rozwiązania problemu lub zrealizowania wdrożenia. Nie muszą utrzymywać długotrwałej relacji z klientami, mogą współpracować tylko przy jednym projekcie i w ograniczonym czasie.

Proces współpracy i ostateczny cel

Doradcy i konsultanci różnią się także pod względem sposobu realizacji procesu współpracy i  realizowanych celów.

Doradcy mają na celu wykrycie, zdefiniowanie i opisanie problemów. Pozostając w tej samej firmie przez dłuższy czas, doradzają w zakresie problemów, które z biegiem czasu napotykają. Mogą również bardziej skupiać się na strategiach i pomóc w tworzeniu długoterminowych planów rozwoju. Współpracują na poziomie makro, starają się pomóc w rozwiązaniu nadrzędnych wyzwań biznesowych. Tworzą podstawy przyszłego sukcesu klienta.

Konsultanci mają na celu stworzenie konkretnych rozwiązań dla konkretnych problemów lub pomaganie firmom w realizacji mniejszych projektów. Skupiają się na zadaniu, poświęcają swój czas na konkretne działania. Bardziej interesują się samym rozwiązaniem i mogą wykazać się większą kreatywnością. Zazwyczaj kończą współpracę, gdy osiągną te cele.

Relacje z klientami

Konsultantów i doradców różni stopień sformalizowania ich relacji z klientami. Relacja między konsultantem a klientem jest najczęściej stosunkowo formalna i profesjonalna. Oparta na zawartych kontraktach i formalnym rozliczaniu ich realizacji. Również odpowiedzialność za realizację pozostaje w zdecydowanym stopniu po stronie konsultanta.

W przypadku doradców relacje mogą być mniej formalne, bardziej przyjazne, oparte na zaufaniu. Doradcą może być także mentor, ekspert branżowy lub inna osoba, do której przedsiębiorca może zadzwonić, gdy potrzebuje wskazówek, opinii lub innej  pomocy. Odpowiedzialność za realizację zaleceń pozostaje po stronie przedsiębiorstwa.

Dużą różnicę między doradcami a konsultantami robi poziom autonomii wobec klienta. W przypadku doradców jest on zdecydowanie wyższy. Mają dużą swobodę w zarządzaniu swoim czasem. Są dostępni, aby słuchać i reagować na pojawiające się wyzwania biznesowe klientów. Jednocześnie zachowują większą niezależność, co pozwala doradcy na budowanie relacji z klientami bliższej niż w przypadku większości konsultantów.

Większa formalizacja współpracy z konsultantami przekłada się na mniejszą autonomię ich pracy. Zdecydowanie bardziej muszą dostosować się do ram wyznaczonych w kontraktach i konieczności realizowania projektów w porozumieniu i ścisłym kontakcie z pracownikami przedsiębiorstwa.

Charakter pracy konsultantów i doradców

Moją uwagę zwraca jeszcze inny element mówiący o charakterze pracy konsultantów i doradców.

Część z ich czynności i obowiązków ma charakter pracy proaktywnej. Część z nich ma charakter pracy reaktywnej. Na co dzień niekoniecznie zdajemy sobie z nich sprawę i nie wnikamy. Ludzie jednak odpowiadają swoim zachowaniem w pewien sposób na pobudzenie do działania. Dotyczy to również osób pracujących w takim charakterze, a sposób ich reakcji powoduje rozróżnienie tych rodzajów usług.

Praca proaktywna oznacza podejmowanie inicjatywy, planowanie z wyprzedzeniem, przewidywanie potencjalnych wyzwań i możliwości, zanim się pojawią. Chodzi o  przyszłościowe myślenie i aktywność w rozwiązywaniu problemów klientów. Zazwyczaj praca konsultantów jest wykonywana w sposób  proaktywny.

Praca reaktywna oznacza reagowanie na zdarzenia po ich wystąpieniu (lub w trakcie) zamiast przewidywania ich lub planowania z wyprzedzeniem. Zwykle radzisz sobie z problemami w miarę ich pojawiania się, czasami w sytuacjach wymagających dużej presji lub w sytuacjach awaryjnych, bez większego przewidywania. Według niektórych źródeł to doradcy zazwyczaj wykonują pracę reaktywną.

Taka charakterystyka nie oznacza ścisłego podziału. Jednak oddaje sposób, w jaki funkcje doradcy i konsultanta się różnią. Konsultant zwykle musi wykazać się proaktywną postawą wobec przydzielonych mu zadań. Również formalizacja relacji i sposób rozliczania pracy powodują, że jest zobligowany do proaktywnego działania.

W przypadku doradców ich praca w dużym stopniu to odpowiadanie na zapotrzebowanie ze strony klienta. Wtedy kiedy niespodziewanie pojawiają się sytuacji awaryjne, trudne do przewidzenia. Wymagające jednak profesjonalnej reakcji dla uniknięcia grożących strat, poniesienia nieuzasadnionych kosztów czy podjęcia nieracjonalnych inwestycji.

Potrzebę takiego rozróżnienia charakteru pracy konsultantów i doradców widzę szczególnie w przypadku małych przedsiębiorstw. „Małe” to jednak dość szeroka kategoria, w której mieszczą się firmy o różnych potrzebach.

W tych próbujących z profesjonalnym zarządzaniem finansami usługa konsultanta będzie zdecydowanie bardziej potrzebna. W paru sprawach, zaczynając od podniesienia jakości księgowości, wymagane będzie wykonanie paru ważnych kroków. To właśnie konsultant będzie odpowiedni, aby je z firmą aktywnie wykonać i doprowadzić księgowość do wymaganego stanu.

W firmach mających już dobrze postawioną księgowość i wdrożone kolejne etapy zarządzania finansami (rachunkowość zarządcza, kontroling) współpraca z doradcą w zarządzaniu finansami będzie pomocna w wejściu na kolejne poziomy rozwoju.  

Moje rekomendacje

W swojej działalności preferuję rolę doradcy. I zasadniczo oferuję rolę DORADCY w zarządzaniu finansami małego i średniego przedsiębiorstwa. Dlatego, że w takich przedsiębiorstwach widzę potrzebę STRATEGICZNEGO i całościowego spojrzenia na ich działalność. Z takiej właśnie perspektywy. Wąskie, wycinkowe załatwianie spraw jest niewystarczające, nie rozwiązuje najpoważniejszych problemów.

W zderzeniu się z rzeczywistością „przebieram się” jednak za KONSULTANTA. Proponuję konkretne rozwiązania na poziomie TAKTYCZNYM i OPERACYJNYM. Wdrażam je do stosowania w codziennej praktyce. Dopiero załatwienie tych spraw pozwala przejść do wsparcia o charakterze zdecydowanie DORADCZYM.

W małych przedsiębiorstwach, w obszarze zarządzania finansami, staje się to możliwe wtedy, kiedy zostanie osiągnięty minimalny poziom rozwiązań operacyjnych. Zaliczam tu:

1. dobrze zorganizowaną i sprawnie działającą KSIĘGOWOŚĆ,
2. wystarczająco dobrze ułożone relacje i komunikacja między KSIĘGOWOŚCIĄ a PRZEDSIĘBIORSTWEM,
3. co najmniej minimalną strukturę organizacyjną i narzędzia do zarządzania finansami PRZEDSIĘBIORSTWA.

 Podsumowanie

Zdecydowana większość małych i średnich przedsiębiorstw potrzebuje „przeskoczenia” do etapu rozwoju, w którym zbuduje minimalny poziom profesjonalnego zarządzania finansami. Księgowość tu już nie wystarczy. Muszą być dodatkowe struktury organizacyjne zapewniające minimalny poziom obsługi operacyjnej.

W momencie wystąpienia symptomów wskazujących na problemy w zarządzaniu finansami rekomenduję zatrudnienie DORADCY, który będzie miał wystarczające kompetencje do całościowej oceny potrzeb przedsiębiorstwa i zarekomendowania optymalnych rozwiązań.  

Ze względu na skromność zasobów i możliwości finansowych takich przedsiębiorstw, zarządzanie finansami nie będzie mogło być oparte na stałym zatrudnieniu wysoko wykwalifikowanych pracowników.

Do dyspozycji pozostaje zbudowanie takiej obsługi na zewnętrznych doradcach i konsultantach dobrze zorientowanych w finansach przedsiębiorstw. Współpraca taka pozwoli na zapewnienie wystarczająco wysokich kwalifikacji w odpowiednim dla danego przedsiębiorstwa wymiarze czasowym. Takie rozwiązanie zapewni minimalne obciążenie kosztami i wystarczającą pewność, że finanse przedsiębiorstwa są dobrze zarządzane.

‍