Mała spółka z radą nadzorczą. Czy to ma sens?

Skąd moje zainteresowanie tematem rad nadzorczych?

Z dniem 13 października 2022 weszły w życie zmiany kodeksu spółek handlowych nakładające na rady nadzorcze spółek kapitałowych większe obowiązki i nadające im większe uprawnienia. Celem zmian jest wzmocnienie nadzoru właścicielskiego nad działalnością spółek. Nadzór nad spółkami ma być silniejszy. W tym celu rady otrzymały rozszerzone oraz nowe uprawnienia.

Moje zainteresowanie małymi firmami i udzielane im wsparcie doradcze wywołują automatycznie również zainteresowanie tym tematem. Część znanych mi podmiotów taki organ nadzoru posiada. W tym artykule piszę o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. W pozostałych regulacje nieco się różnią. A właśnie spółki z o.o. są najpopularniejszą formą prowadzenia małych i średnich przedsiębiorstw.

Kogo dotyczy temat?

W większości przypadków spółki małe jeszcze nie muszą, ale już mogą rady nadzorcze powoływać.  Obowiązkiem powołania objęte są spółki z kapitałem zakładowym przewyższającym 500 tys. złotych, w których wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. Wśród niespełniających tego warunku część z nich taki organ nadzoru już posiada, część zastanawia się, czy warto go powołać.

Trzeba pamiętać, że w małych spółkach wykonywanie nadzoru nad działalnością spółki przysługuje każdemu wspólnikowi. Może być to zadanie relatywnie łatwe, jeżeli spółka nie prowadzi zbyt skomplikowanej działalności i nie ma znaczących rozmiarów. W tym celu wspólnik może samodzielnie albo z upoważnioną przez siebie osobą w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki oraz wykonywać parę innych czynności w ramach sprawowanego nadzoru.

Kto może zostać członkiem rady?

W przypadku powołania rady nadzorczej wspólnicy delegują do wykonywania nadzoru nad działalnością spółki niektórych spośród siebie albo spoza swojego grona. Muszą przy tym uwzględnić pewne ograniczenia w doborze kandydatów.

Nie może nim być członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału ani główny księgowy czy radca prawny. Nie może nim być również nikt, kto w jakikolwiek sposób podlega bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi.

Powyższe ograniczenia dotyczą również osób powiązanych w taki sam sposób ze spółkami zależnymi. Jeżeli ktoś ma wątpliwości, czy małe spółki mają spółki zależne, to zapewniam, że tak. W niektórych przypadkach jest to tylko tworzenie nowych bytów, zamiast koncentracji na głównej spółce i zapewnieniu jej sukcesów.

Koszty – temat ważny dla małej spółki

Zaletą rozwiązania bez rady nadzorczej jest to, że działania kontrolne samych wspólników nie generują bezpośrednio dla spółki kosztów z tego tytułu. Jest nadzór, ale spółka nie ma dodatkowych obciążeń. Kontrole są decyzją wspólników i oni sami ponoszą ich koszty. Tylko w skrajnych przypadkach koszty takie mogą być przerzucone na spółkę.

W przypadku powołania rady spółka może być zobowiązana do ponoszenia dodatkowych kosztów wynagrodzenia dla członków rady oraz zwrotu kosztów związanych z ich udziałem w pracach rady. Mogą one być znaczące, jeżeli rada nie miałaby być jedynie organem fasadowym, ale ciałem składającym się z kompetentnych osób pracujących rzetelnie na rzecz spółki.

Oczekiwanie przez członków rady wynagrodzenia od spółki jest całkiem zasadne. Nawet, jeżeli byliby nimi tylko wspólnicy spółki. Wspólnicy nie mają, co do zasady, obowiązku wnoszenia dodatkowego wkładu do spółki poza wkładem umówionym przy jej zakładaniu lub jego powiększanym w trakcie jej istnienia. Nie muszą zatem wybrani z nich ponosić dodatkowego nakładu pracy na rzecz całej spółki i pozostałych wspólników.

Z jeszcze wyższym kosztem wynagrodzenia należy się liczyć w przypadku powołania do rad członków niezależnych, spoza grona wspólników. Do tego kompetentnych, uznanych fachowców. Członkowie rady wybrani spośród wspólników mogą być usatysfakcjonowani korzyściami z tytułu posiadania udziałów w dobrze funkcjonującej spółce. Członkom niezależnym ich nakład pracy może być zrekompensowany praktycznie tylko w postaci adekwatnego do nakładu pracy i kompetencji wynagrodzenia.

Co daje powołanie rady nadzorczej?

Tam, gdzie rada nadzorcza będzie występować, różnie może sprawdzać się w praktyce. Chęć „zafundowania” sobie kompetentnej rady przez wspólników będzie skutkować wzrostem kosztów funkcjonowania spółki. „Oszczędne” podejście, czyli powołanie rady bez wystarczających kompetencji może nie przynieść oczekiwanych przez wspólników rezultatów.

Niestety, nie ma tu zero-jedynkowego wyboru. Spektrum możliwych rozwiązań jest dość szerokie. Należy zatem wypracować rozwiązanie, które będzie optymalne dla danej spółki. Biorąc pod uwagę jej wielkość, rodzaj i stopień skomplikowania prowadzonej działalności. Pamiętając, że dla małych spółek zwykle jeszcze nie ma obowiązku powołania rady. Jest to ich prawo.

Dużą wagę należy zatem przywiązać do kompetencji i możliwości faktycznego sprawowania nadzoru przez samych wspólników. Należy, moim zdaniem, wziąć pod rozwagę również wielkość i skład zarządu oraz kompetencje jego członków.

Skład rady powinniśmy dobierać w taki sposób, aby uzupełniał zasób kompetencji wspólników i zarządu spółki. Zwróciłbym uwagę na to, co tak naprawdę łączy wspólników w spółce. Tylko wniesione wkłady, czy może w większym stopniu ich walory osobiste?

Im bardziej spółka jest spółką „kapitałową”, a prowadzenie spraw powierza członkom zarządu spoza swojego grona, tym większego znaczenia będzie nabierało posiadanie kompetentnej rady nadzorczej. Umiejętne jej dobranie będzie działać na korzyść i będzie wielkim atutem spółki.

Nowe obowiązki rady nadzorczej

Zwrócę uwagę przede wszystkim na nowe obowiązki rady nadzorczej, których nie było wcześniej albo były w mniejszym zakresie. Bardzo istotną zmianą jest zobowiązanie rady do sporządzania i przedstawiania corocznego sprawozdania rady z jej działalności za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).

Powyższe sprawozdanie uzupełnia dotychczasowe obowiązki w zakresie oceny sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz obowiązku oceny wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty. Nie wystarczy już teraz enigmatyczne „sprawozdanie z wyników tej oceny”. Do poprzednich obowiązków dochodzi wyraźnie sporządzenie i złożenie zgromadzeniu wspólników „pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej)”.

Kolejnymi obowiązkami nowymi lub rozszerzającymi dotychczasowe, na które warto zwrócić uwagę, są:

1.      Zwołanie posiedzenia rady „nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego”,

2.      Protokołowanie uchwał rady zgodnie z przepisami dotyczącymi protokołów zarządu,

3.      Dołożenie należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności oraz dochowania lojalności wobec spółki,

4.      Wymóg współpracy z biegłym rewidentem, jeżeli sprawozdanie spółki podlega badaniu ustawowemu.

Nowe uprawnienia rady nadzorczej

Warto też zwrócić uwagę na nowe uprawnienia, jakie uzyskuje rada nadzorcza w celu realizacji bardziej rozbudowanych obowiązków. Dostaje do ręki takie narzędzia jak:

1.      Bardziej rozbudowany katalog informacji i dokumentów, jakich może żądać od zarządu spółki i jej pracowników,

2.      Zagwarantowany ustawą, nie dłuższy niż dwa tygodnie, termin na uzyskanie żądanych dokumentów,

3.      Prawo ustanawiania stałych lub doraźnych komitetów rady nadzorczej do pełnienia określonych czynności nadzorczych,

4.      Prawo wyboru doradcy rady nadzorczej w celu zbadania na koszt spółki określnej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku lub w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii.

WNIOSKI:

Dla spółek mających już obowiązek powołania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej sprawa jest bezdyskusyjna. W pozostałych przypadkach wymaga dokładnego rozważenia. Warto na taką okoliczność sporządzić zestawienie potrzeb. Później ocenić, czy skorzystanie z prawa do ustanowienia rady nadzorczej będzie dla spółki korzystnym rozwiązaniem.

Należy, przede wszystkim, zadbać, aby nie było przerostu formy nad treścią i powoływania tego organu albo jego rozbudowywania ponad potrzeby. Będzie generował koszty dla spółki, które nie przyniosą oczekiwanego efektu. Warto też zadbać, aby nie miała fasadowego charakteru, przy którym istnienie rady nie wnosi żadnej wartości do spółki.

Nowe przepisy narzucają pewne ramy działalności rady. Jest to o tyle pożyteczne, że pozwala nadać radzie jednoznaczny kształt i sposób działania. Jeżeli spółka zdecyduje się na takie rozwiązanie i będzie z niego konsekwentnie korzystać, odniesie korzyści. Wybór odpowiednio kompetentnych nowych członków lub doszkolenie obecnych przyniesie wymierne rezultaty.

Jeżeli jednak właściciele i zarząd mają dostateczne umiejętności, by samodzielnie prowadzić spółkę, powołanie rady może tylko sprawić kłopot. Ilość formalnych procedur do przeprowadzenia i związanie z tym koszty mogą być obciążeniem. Zatem – nie śpieszyć się z decyzją!